Charco & Dique

Eisen die MiFID II stelt aan de vastlegging van orders

Een nieuwe verplichting onder MiFID II is de verplichting om gegevens rondom het ontvangen en doorgeven van orders van cliënten vast te leggen. Dit ziet onder meer op het (verplicht) tapen van alle telefoongesprekken rondom het ontvangen, doorgeven en wijzigen van orders, maar ook op de schriftelijke vastlegging van gegevens wanneer orders bijvoorbeeld face-to-face worden ontvangen. Naast het vastleggen van gegevens an sich bevat de regelgeving nog verschillende aanvullende regels, zoals de verplichting medewerkers en cliënten te informeren over het tapen van telefoongesprekken

Inhoudelijke eisen

De verplichting om de brongegevens van orders vast te leggen is opgenomen in artikel 16(7) van de MiFID II richtlijn en artikel 76 van de gedelegeerde verordening 2017/565.

In artikel 16(7) van de MiFID II richtlijn is bepaald dat een beleggingsonderneming verplicht is telefoongesprekken op te nemen en te bewaren alsmede elektronische communicatie te bewaren die met het ontvangen, doorgeven en uitvoeren van cliëntorders verband houden. Dit betreft zowel telefoongesprekken en elektronische communicatie met cliënten als telefoongesprekken en elektronische communicatie met uitvoerende brokers of depotbanken. Ook ziet de verplichting op binnen de onderneming gevoerde telefoongesprekken en communicatie aangaande orders.

De verplichting ziet op alle communicatie die in ruime zin verband houdt met het ontvangen, doorgeven en uitvoeren van cliëntorders, zelfs indien deze gesprekken of communicatie niet leiden tot het sluiten van de transacties of tot het verlenen van een beleggingsdienst.

Het tapen van telefoons heeft niet alleen betrekking op vaste lijnen. Wanneer bijvoorbeeld via een mobiele telefoon met een cliënt wordt gesproken over een mogelijk order, dan zal ook dat gesprek getapet moeten worden. Indien het tapen van mobiele telefoons niet mogelijk is (of wegens privacy redenen ongewenst wordt geacht), dient de beleggingsonderneming er door middel van beleid en procedures voor zorg te dragen dat via een mobiele telefoon niet met cliënten wordt gesproken.

Wanneer orders van cliënten niet telefonisch worden ontvangen, dient de beleggingsonderneming ervoor zorg te dragen dat relevante gegevens via een duurzame drager (zoals brieven, faxen, e-mails of documentatie betreffende orders die tijdens bijeenkomsten door de betrokken cliënten zijn geplaatst) worden vastgelegd en worden bewaard.

Orders die tijdens face-to-face gesprekken met cliënten worden ontvangen, mogen worden geregistreerd door middel van notulen of notities mits deze wel op zodanige wijze worden bewaard dat deze achteraf geraadpleegd kunnen worden. Bovendien moeten in deze notulen of notities tenminste de volgende gegevens zijn vastgelegd:

  • datum en tijdstip van het gesprek;
  • plaats van het gesprek;
  • identiteit van de deelnemers aan het gesprek;
  • initiatiefnemer van het gesprek, en
  • relevante informatie over de order van de cliënt, zoals onder meer de prijs, de omvang of het type van de order en wanneer deze zal worden doorgegeven of uitgevoerd.

Tapes en vastleggingen van andere communicatie rondom orders van cliënten moeten tenminste vijf jaar te worden bewaard. De wijze van vastlegging moet het mogelijk maken gegevens opnieuw af te spelen of te kopiëren en in een vorm te worden bewaard die het niet mogelijk maakt de originele opname te wijzigen of te wissen. Periodiek moet steekproefsgewijs worden gecontroleerd of gesprekken juist en volledig wordt getapet.

Verder dient de beleggingsonderneming een register bij te houden van alle telefoons die worden getapet. Ook moeten medewerkers van de beleggingsonderneming worden geïnformeerd over de verplichtingen die bestaan ten aanzien van het tapen van telefoongesprekken en het vastleggen (en bewaren) van documenten waarop anderszins ontvangen orders worden vastgelegd.

Tenslotte dient de beleggingsonderneming haar cliënten, zowel nieuwe als bestaande, te informeren dat telefonische communicatie of gesprekken tussen de beleggingsonderneming en haar cliënten die leiden of kunnen leiden tot transacties, zullen worden opgenomen. Daarbij moeten cliënten erop worden gewezen dat zij het recht hebben getapete telefoongesprekken terug te luisteren.

Aandachtspunten

De eisen aangaande het vastleggen van brongegevens van orders ziet niet alleen op het tapen van telefoongesprekken, maar zijn veel breder dan dat. Zo dienen ook gegevens te worden vastgelegd en bewaard van op anderszins ontvangen orders en zien de verplichtingen ook op communicatie over orders binnen de onderneming en met derden zoals depotbanken. Ook dienen medewerkers en cliënten over het tapen van telefoongesprekken en het vastleggen van orders geïnformeerd te worden. Tenslotte zijn er ook duidelijke eisen gesteld over de wijze van vastlegging en bewaring van tapes en andere vormen van communicatie.

Het is wenselijk dat beleggingsondernemingen de implicaties van de verplichtingen goed onderkennen en deze tijdig implementeren. Gezien een aantal nieuwe verplichtingen op dit gebied is dit zeker ook het geval bij beleggingsondernemingen waar reeds telefoons worden getapet.

Verder moet de beleggingsonderneming (tijdig) nadenken of het in de praktijk voorkomt dat via mobiele telefoons orders worden ontvangen (of over orders wordt gesproken) en in hoeverre het al dan niet mogelijk of wenselijk is deze gesprekken te tapen.

Ten aanzien van communicatie richting cliënten over het tapen van gesprekken kan mogelijk worden aangesloten op andere informatie die naar aanleiding van nieuwe verplichtingen onder MiFID II met cliënten zal worden gecommuniceerd.

Tot slot

In dit nieuwsitem is een toelichting gegeven op de eisen die onder MiFID II worden gesteld op het gebied van vastleggen brongegevens transacties. Hoewel dit nieuwsitem niet de ruimte biedt om op alle details van de nieuwe regelgeving in te gaan, verwacht Charco & Dique in dit nieuwsitem een goede indruk te hebben gegeven van de impact die de regels op dit gebied voor beleggingsondernemingen heeft.

Op 3 januari 2018 treedt MiFID II in werking en moeten alle beleggingsondernemingen aan alle nieuwe eisen voldoen. Het is raadzaam tijdig de exacte impact van de nieuwe regelgeving te hebben bepaald en de nieuwe eisen in de bedrijfsvoering te implementeren.

Charco & Dique kan u ondersteunen bij het maken van een impact analyse van de eisen en het implementeren van de eisen vanuit MiFID II. Voor meer informatie kunt u opnemen met Charco & Dique op telefoonnummer 020-4165403 of e-mailadres info@charcoendique.nl .

Meer weten?

Bij Charco & Dique beschikken we niet alleen over gedetailleerde kennis van de steeds veranderende financiële wet-en regelgeving, maar hebben we als geen ander de ervaring in huis om onze klanten te ondersteunen bij de toepassing ervan. Soms strategisch, soms pragmatisch maar altijd duurzaam en met vooruitziende blik. Wilt u meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op.

Contact

Contact