Trustkantoren, actualiteiten 2014

Sinds 2012 publiceert De Nederlandsche Bank (hierna ‘DNB’) drie keer per jaar de Nieuwsbrief Trustkantoren. DNB publiceert de Nieuwsbrief Trustkantoren om ‘de wederzijdse verwachtingen tussen DNB en de trustkantoren te verhelderen.’ In de nieuwsbrief licht DNB haar visie toe op actuele onderwerpen en thema' s. 

Wij zullen in dit nieuwsitem nader ingaan op de onderwerpen uit de nieuwsbrief van november 2013 en andere onderwerpen die voor trustkantoren relevant zijn.
 

DNB houdt binnen de trustsector met name thematisch onderzoeken, dat wil zeggen dat gekeken wordt naar de grootste risico’s binnen de sector om deze vervolgens verder te onderzoeken en waar nodig handhavend op te treden. Dit jaar heeft DNB onderzoek gedaan naar de risico’s bij de dienstverlening aan commanditaire vennootschappen (‘CV’s).

Risico’s
Op basis van eerdere onderzoeken heeft DNB vastgesteld dat bij het gebruik van CV’s sprake is van een verhoogd risico op misbruik, zoals fraude of het witwassen van geld. Redenen voor dit verhoogde risico zijn o.a.:

• De complexiteit van de structuren waar de CV’s deel van uitmaken.
• De in veel gevallen beperkte betrokkenheid van het trustkantoor bij de betreffende structuur. In veel gevallen zullen de vennoten van CV’s bestaan uit buitenlandse rechtspersonen en blijft de rol van het trustkantoor beperkt, wat het moeilijker maakt om bijvoorbeeld een gedegen onderzoek naar de herkomst en bestemming van de middelen en het doel van de structuur.
• Bepaalde jurisdictie waar in het bijzonder veel gebruik gemaakt wordt van CV’s, zoals op dit moment in Midden- en Zuid Amerika.

Aandachtspunten
Voor het trustkantoor is het van groot belang rekening met dit verhoogde risico te houden en hier doeltreffende maatregelen te nemen om deze risico’s te beheersen. Zo zal een gedegen onderzoek uitgevoerd moeten worden naar het doel van de structuur. Dit onderzoek kan niet slechts afgedaan worden met een standaard verklaring. Zo zou bijvoorbeeld als extra eis gesteld kunnen worden dat het doel van de structuur onderbouwd wordt met een advies van een (gerespecteerd) belastingadvieskantoor.

Daarnaast zal het trustkantoor goede afspraken moeten maken, en schriftelijk vast moeten leggen, met de cliënt om aan haar transactiemonitoringsverplichtingen te kunnen voldoen. Het trustkantoor is in veel gevallen geen bestuurder (van de beherend vennoot van de CV) en is derhalve vaak beperkt betrokken bij transacties.
 

DNB heeft aangekondigd eind 2013 onderzoek te doen naar de functiescheiding bij kleine trustkantoren. Functiescheiding betekent dat bepaalde taken zo georganiseerd worden dat een duidelijke scheiding aanwezig is tussen uitvoerende en controlerende functies.

DNB acht een adequate functiescheiding van essentieel belang voor trustkantoren om de poortwachtersrol van trustkantoren te waarborgen. Bij kleine(re) trustkantoren blijkt functiescheiding in de praktijk vaak lastig door het beperkte aantal mensen dat werkzaam is bij dergelijke kantoren. Zij zullen daarom moeten kijken naar andere manier om te voldoen aan de eisen van functiescheiding. Hierbij kan gedacht worden aan een externe compliance officer of een andere vorm van toezicht, bijvoorbeeld een commissaris specifiek belast met toezicht.

De rolverdeling dient nauwkeuring en adequaat beschreven te zijn in het voor trustkantoren verplichte procedurehandboek. Van groot belang is dat de externe compliance officer actief betrokken wordt bij de belangrijkste processen zoals het cliëntacceptatieproces, zodat niet alleen op papier sprake is van functiescheiding maar ook in de praktijk. Naast een rol bij het acceptatieproces is het ook essentieel om de externe compliance officer in staat te stellen om op regelmatige basis monitoringsactiviteiten te kunnen verrichten en adviserend op te treden.

Transactiemonitoring
In 2013 heeft DNB het themaonderzoek ‘ongoing due diligence’ bij trustkantoren afgerond. Hierbij is door de toezichthouder gekeken hoe de trustkantoren omgaan met de integriteitsrisico’s van hun cliënten en zij deze op continue basis monitoren. Naast trustkantoren zijn ook banken en verzekeraars betrokken bij dit thema onderzoek.

‘Ongoing due diligence’
In de praktijk blijkt het regelmatig voor te komen dat trustkantoren veel aandacht besteden aan cliëntacceptatieproces maar minder oog hebben voor de verplichtingen die op basis van de Wtt en Wwft gelden na acceptatie van de cliënt. DNB noemt dit ‘ongoing due diligence’, dat bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Het actueel houden van cliëntgegevens.
2. Screening tegen sanctielijsten.
3. Het monitoren van transacties.
4. Het melden van ongebruikelijk transacties.

Uit het onderzoek van DNB blijkt dat trustkantoren gemiddeld voldoende scoren op de onderdelen 1) en 2) maar onvoldoende op de onderdelen 3) en 4). Wij zullen kort ingaan wat deze onderdelen inhouden en waar trustkantoren op moeten letten om aan de eisen te voldoen

1) Het actueel houden van cliëntgegevens
Tijdens het acceptatieproces wordt door het trustkantoor een dossier opgebouwd met gegevens omtrent het cliëntonderzoek, het trustkantoor dient maatregelen te nemen om de gegevens in dit dossier actueel te houden. De relatiebeheerder zal in het algemeen de eerst aangewezen persoon zijn om wijzigingen te signaleren en te verwerken in het dossier.

Daarnaast is de periodieke dossierreview op basis van een risico gebaseerde reviewplanning van groot belang. Zo kunnen bijvoorbeeld hoog risico cliënten ieder (half)jaar gereviewed worden, terwijl laag of normaal risico cliënten eens per twee jaar bekeken worden.

2) Screening tegen sanctielijsten
Naast de werkzaamheden om het dossier actueel te houden, dient het trustkantoor ook periodiek na te gaan of relaties niet voorkomen op sanctielijsten. Ook deze werkzaamheden kunnen risico gebaseerd uitgevoerd worden; afhankelijk van het risicoprofiel van de cliënt dient het trustkantoor vaker of minder vaak te screenen. Screening zal in ieder geval plaats moeten vinden bij de periodieke review of bij tussentijds geconstateerde wijzigingen in de structuur.

3) Het monitoren van transacties
Zoals hierboven al eerder is aangegeven is uit het onderzoek van DNB gebleken dat dit een van de onderdelen is van de ‘ongoing due diligence’ waarop onvoldoende gescoord wordt. Zo blijkt de diepte van en wijze van monitoring niet altijd aan te sluiten op het risicoprofiel van de cliënt. Voor een adequate transactiemonitoring zijn in ieder geval de volgende aspecten van belang:

• Het toekennen van een juist risicoprofiel op basis van heldere en eenduidige criteria.
• Een opstellen van een volledig en onderbouwd transactieprofiel.
• Het stellen van de juist vragen bij het uitvoeren van een transactie, waarbij bijvoorbeeld gekeken wordt of de betreffende transactie binnen het transactieprofiel van de cliënt past. Het hanteren van een goede checklist met concrete criteria is hierbij een nuttig hulpmiddel. Het zorgt tevens voor een goede vastlegging van de beoordeling van de transactie.

De onlangs aangepaste ‘Leidraad Wwft en SW’ van DNB biedt een waardvolle handreiking voor de toepassing van de wettelijke vereisten en het nader invullen van bovengenoemde aspecten.

4) Melding ongebruikelijke transacties
Volgens DNB melden trustkantoren te weinig (ongebruikelijke) transacties, hier zijn een aantal redenen voor aan te wijzen:

• Transactie monitoring vindt niet op adequate wijze plaats, zoals ook hierboven al beschreven. Logischerwijs is een sterke relatie tussen dit monitoring proces en het lage aantal meldingen; indien ongebruikelijke transacties niet gedetecteerd worden, kunnen ze ook niet gemeld worden.
• De rol van het trustkantoor als dienstverlener. Het trustkantoor is verantwoordelijk voor het monitoren van transacties en eventueel melden van ongebruikelijke transacties, maar is vaak ook als bestuurder betrokken bij het uitvoeren van deze transactie(s). Verder blijken bij trustkantoren misverstanden te bestaan over de gevolgen van een melding; bij een melding zou afscheid van de cliënt genomen moeten worden. Dit is lang niet altijd het geval.

Zoals al eerder aangegeven is uiteraard een sterke relatie tussen het melden en het monitoren van de transacties. Voor trustkantoren is het belangrijk om een duidelijk en adequaat monitoringsproces in te richten en daarnaast medewerkers op te leiden en te informeren over (de gevolgen van) de meldplicht.
 

Per 1 oktober 2013 is de consultatietekst voor de nieuwe Regeling integere bedrijfsvoering Wtt (hierna “Rib Wtt”) gepubliceerd en zal de huidige Rib in 2014 vervangen.

De nieuwe Rib Wtt bevat een aantal aanpassingen en uitbreidingen, met name ten aanzien van de volgende onderwerpen:

1. Cliëntenonderzoek
2. Interne controle op de naleving van wettelijke voorschriften
3. Analyse en ondervangen van integriteitsrisico’s
4. Opleiding van personeel

Een aantal van de belangrijkste wijzigingen zijn onderstaand genoemd en waar mogelijk nader toelichten.

1) Cliëntenonderzoek
De nieuwe Rib Wtt bevat een aparte paragraaf gewijd aan het cliëntenonderzoek en geeft aan wat het doel is van het cliëntenonderzoek. Met deze structurering heeft de wetgever aansluiting gezocht met de structuur en bepalingen omtrent het clientenonderzoek uit de Wwft (welke niet gelden voor trustkantoren). Zo zijn specifieke regels opgenomen voor de omgang met trusts en personenvennootschappen; de oude Rib bevatte slechts algemene bepalingen omtrent het vaststellen van de identiteit uiteindelijke belanghebbende(n).

2) Interne controle op de naleving van wettelijke voorschriften
De begrippen ‘compliance functie’ en ‘auditfunctie’ worden geïntroduceerd in de nieuwe Rib Wtt. De compliance functie is gericht op het toezien van de naleving van de Wtt, de Rib Wtt en het eigen procedurehandboek. De auditfunctie is gericht op de een adequate uitoefening van de compliancefunctie; de ‘controle op de controle’. Deze functie is van groter belang naarmate de perso(o)n(en) belast met de compliance functie ook betrokken is/zijn bij commerciële activiteiten. Dit zal met name het geval zijn bij kleinere en middelgrote kantoren, de grote trustkantoren zullen over het algemeen beschikken over een aparte compliance afdeling die niet belast is met enige commerciële activiteiten.

3) Analyse en ondervangen van integriteitsrisico’s
De nieuwe Rib Wtt introduceert tevens expliciete normen voor het analyseren en ondervangen van integriteitsrisico’s. Zo is onder andere opgenomen dat het trustkantoor zich ervan vergewist dat integriteitsrisico’s adequaat worden onderkend (analyse) en beheerst. Verder wordt in de toelichting op de Rib Wtt ook benadrukt dat deze verplichting niet slechts geldt bij het moment van acceptatie van de cliënt maar ook daarna een doorlopende verplichting is. Bij iedere wijziging in de structuur of relevante omstandigheden zal het trustkantoor moeten bepalen wat dit betekent voor de integriteitsanalyse en dit moet ook expliciet worden vastgelegd.

4) Opleiding van personeel
Artikel 26 van de concept Rib Wtt bevat een expliciete verplichting voor het trustkantoor om te zorgen dat iedere persoon werkzaam bij een trustkantoor ook voldoende kennis heeft van de Wtt en de bijhorende regeling(en), voor zover relevant voor de werkzaamheden. Dit houdt dus in dat deze verplichting ook geldt ten aanzien van externe personeelsleden; het trustkantoor zal zich ervan moeten vergewissen dat de kennis van dergelijke personeelsleden voldoet aan de relevante eisen.

Tot slot
Voor trustkantoren is het van belang om een analyse te maken van de impact van de nieuwe Rib Wtt (tekst consultatie) op de activiteiten en waar nodig hun procedurehandboek en organisatie aan te passen. Verder zullen trustkantoren kritisch moeten kijken naar de wijze van transactiemonitoring en melding van ongebruikelijke transacties.

Wij kunnen u ondersteunen bij respectievelijk het beoordelen van de uitgevoerde analyse of het uitvoeren van de analyse zelf Daarnaast denken wij graag mee over wijze waarop u uw organisatie moet aanpassen om te (blijven) voldoen aan de eisen van de Wtt en de nieuwe Rib Wtt . Ook kunnen wij u ondersteunen als externe compliance officer zodat u de gewenste functiescheiding kunt realiseren.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Charco & Dique op telefoonnummer 020-4165403 of e-mail: info@charcoendique.nl