In de trustsector is het nodige te doen. De wet- en regelgeving is aan verandering onderhevig en de toezichthouder (DNB) is assertiever aanwezig op het speelveld. Waar moet u nu als bestuurder van een trustkantoor expliciet aandacht aan besteden?
Gewijzigde regelgeving
Op 1 januari 2015 is de nieuwe Regeling integere bedrijfsvoering (Rib Wtt 2014) voor trustkantoren in werking getreden.
Deze regeling heeft de vereisten voor trustkantoren ten aanzien van de integere bedrijfsvoering en het cliëntenonderzoek flink aangescherpt. Trustkantoren moeten onder meer:
- een auditfunctie in hun organisatie hebben;
- een periodieke risicoanalyse van de eigen integere bedrijfsvoering uitvoeren en passende maatregelen nemen om de geïdentificeerde risico’s te beheersen;
- de rol en de verplichtingen van de compliance functie te versterken; en
- een risicoanalyse uitvoeren per cliënt om een goed beeld van de integriteitsrisico’s te krijgen.
DNB heeft eind 2014 nadere guidance opgesteld in de vorm van Q&A’s om trustkantoren te helpen bij het implementeren van de aangepaste vereisten voor integere bedrijfsvoering. Deze Q&A’s zijn beschikbaar op de website van DNB onder het “Open Boek Toezicht”.
De Q&A’s Bedrijfsvoering geven een goede guidance om te voldoen aan de aangepaste regels rondom integere bedrijfsvoering.
Toezicht – Onderzoeken door DNB
Wij constateren regelmatig dat trustkantoren onvoldoende weten welke thema’s voor DNB (en dus ook voor de trustkantoren) belangrijk zijn en daarmee onderwerp kunnen worden van onderzoek door DNB.
Dit lijkt vreemd, omdat DNB steeds meer inzicht geeft in haar werkwijze en de planning van haar onderzoeken. DNB schrijft nieuwsbrieven per sector en benoemt haar toezichtthema’s in de brochure “Thema’s DNB toezicht”. Daar DNB haar geplande onderzoeken voor 2015 voor de trustsector echter nog niet heeft opgenomen in de nieuwsbrief voor trustkantoren—en deze onderzoeken in de brochure “Thema’s DNB toezicht” onder de “cross-sectorale onderzoeken” zijn opgenomen—kunnen wij wel begrijpen dat er trustkantoren zijn die nog niet volledig op de hoogte zijn van de geplande onderzoeken van DNB. Wij willen u hiervoor graag verwijzen naar een nieuwsbrief van DNB (voor pensioenfondsen).
De inhoud van deze nieuwsbrief is namelijk ook voor trustkantoren van belang. De brochure “Thema’s DNB toezicht” is in het bijzonder van belang.
In de brochure staat op pagina 19 het volgende overzicht. Hieruit kunt u opmaken welke onderzoeken DNB voor de trustsector in petto heeft voor 2015.
DNB is in 2015 voortvarend van start gegaan met haar onderzoeksplanning. Enkele van onze klanten hebben inmiddels een verzoek gekregen om informatie aan te leveren m.b.t. de systematische integriteitsrisicoanalyse. Deze analyse is per 1 januari 2015 verplicht voor trustkantoren (Rib, Wtt 2014). DNB speelt hier dus “kort op de bal”. Het lijkt er op dat DNB snel “homeruns” wil slaan om de trustsector in beweging te krijgen om te voldoen aan de nieuwe regelgeving.
In de bijlage van de brochure wordt een tijdsplanning van de thema- onderzoeken per kwartaal weergegeven. Hieronder vindt u de planning m.b.t. enkele belangrijke onderzoeken die ook in de trustsector zullen worden uitgevoerd.
Meer informatie over onderzoeken van de DNB vindt u hier.
Geschiktheid bestuurders
In december 2014 heeft DNB haar meest recente nieuwsbrief uitgebracht voor trustkantoren. In deze nieuwsbrief werd specifiek aandacht gevraagd voor het onderwerp “Bestuurder ken uw wet”.
DNB vindt het erg belangrijk dat bestuurders beschikken over adequate kennis van wet- en regelgeving. Trustkantoren hebben immers een wettelijke taak als poortwachter. Zij bepalen welke internationale klanten worden toegelaten in het Nederlands financiële stelsel. Daarom hecht DNB er veel waarde aan dat de beleidsbepalende personen weten welke wettelijke eisen zij in acht moeten nemen. Zij moeten op de hoogte zijn van relevante wetgeving, zoals de Wet toezicht trustkantoren (Wtt), Rib Wtt 2014, Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Sanctiewet. Deze wetten vormen de fundering voor de wijze waarop trustkantoren hun bedrijfsvoering inrichten en vermelden welke minimumvereisten gelden voor het onderzoek naar de cliënt. Zonder deze kennis kan een bestuurder van een trustkantoor de poortwachtersfunctie niet naar behoren uitvoeren, aldus DNB. DNB verwacht dat de bestuurders van de trustkantoren de hoofdlijnen van de Rib Wtt niet alleen kennen, maar dat zij ook weten wat de veranderingen zijn en hoe zij die moeten vertalen naar de dagelijkse werkzaamheden.
Wat DNB niet expliciet benoemt, maar wat voor u wel belangrijk is om te weten, is het volgende:
Als er door DNB tekortkomingen worden geconstateerd bij een onderzoek bij een trustkantoor, dan zal DNB niet alleen handhavingsmaatregelen kunnen treffen bij het trustkantoor, maar zal zij ook de individuele bestuurders een toezichtantecedent geven. Deze toezichtantecedenten worden in principe toegerekend aan alle zittende bestuurders van het trustkantoor. De “blijvende” geschiktheid van een individuele bestuurder is derhalve afhankelijk van de toezichtantecenten die hem of haar worden aangerekend.
U dient bewust te zijn van het feit dat in principe iedere formele handhavingsmaatregel die opgelegd wordt aan een trustkantoor tot gevolg heeft dat alle zittende bestuurders een toezichtantecedent wordt aangerekend. Voorbeelden van handhavingsmaatregelen zijn b.v. een schriftelijke waarschuwing, maar ook een aanwijzing of boete. Indien een handhavingsmaatregel wordt opgelegd en u bent van mening dat een toezichtantecedent voor een of meerdere bestuurders niet terecht zou zijn omdat de bestuurder b.v. net in dienst is getreden en niet verantwoordelijk kan zijn geweest voor de overtreding, adviseren wij u om DNB hier attent op te maken om te voorkomen dat de betreffende bestuurder een toezichtantecedent wordt aangerekend. Als bestuurder dient u immers zuinig te zijn op uw “Kerfstok” en deze goed te monitoren.
Tenslotte
Als adviseurs op het gebied van compliance en risk management ervaren wij in de praktijk dat trustkantoren vaak goed op de hoogte zijn van de wijzigingen in Rib Wtt 2014, maar dat zij nog moeite hebben om deze wijzigingen te vertalen naar de juiste aanpassingen in beleid, procedures, systemen en controles. Mocht uw organisatie ondersteuning nodig hebben om de vereiste wijzigingen effectief en efficiënt door te voeren, dan kan Charco & Dique u hierbij helpen.
Charco & Dique heeft verder veel ervaring bij het bijstaan van instellingen en bestuurders bij onderzoeken van DNB. De onderzoeken kunnen leiden tot handhavingsmaatregelen en toezichtantecedenten. Charco & Dique kan u helpen bij het voorkomen van handhavingsmaatregelen en/of toezichtantecedenten, het adequaat adresseren van deze maatregelen, of bij het beperken van hun impact.
Indien u nog met een van de volgende vragen zit:
- Aan welke wetten en regels moet mijn trustkantoor voldoen?
- Hoe wordt ik tijdig geïnformeerd over toekomstige veranderingen in de regelgeving ?
- Hoe stel ik vast dat mijn trustkantoor voldoet aan alle relevante regelgeving ?
Kijk dan op de website van Ruler.
Ruler is een applicatie die Charco & Dique voor u heeft ontwikkeld om de relevante wet- en regelgeving op een gebruiksvriendelijke manier te ontsluiten. Ruler stelt u in staat om snel en overzichtelijk te bepalen aan welke wet- en regelgeving u moet voldoen, welke toekomstige wijzigingen in de regelgeving op u af komen en hoe u gestructureerd kunt vaststellen of u aan de regelgeving voldoet. U maakt niet alleen voor uzelf inzichtelijk hoe u in “in control” bent m.b.t. tot het voldoen aan wet- en regelgeving maar u kunt Ruler ook gebruiken om aan de toezichthouders te tonen op welke wijze u “in control” bent.
Mocht u meer willen weten over dit onderwerp, dan kan Charco & Dique u daarbij van dienst zijn. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Charco & Dique op telefoonnummer 020-4165403, of e-mailadres info@charcoendique.nl.