Op 20 oktober jl. heeft DNB de concept Beleidsregel Integriteitbeleid voor vastgoedactiviteiten ter consultatie aan de sector voorgelegd.
Verduidelijkt wordt dat de (integriteit)normen afkomstig uit de Wft en Wwft een brede werking hebben doordat instellingen ook moeten toetsten of hun cliënten die vastgoedtransacties (beroeps/bedrijfsmatig) verrichten gelijkwaardig integriteitbeleid hebben. Tevens moeten Pensioenfondsen die werkzaamheden uitbesteden waarborgen dat de derden partij voldoen aan eigen integriteitnormen.
Vastgoed is al een aantal jaren een van de speerpunten binnen het integriteittoezicht dat DNB uitvoert. Vastgoed wordt door DNB gezien als risicovol als gevolg van een hoger risico op fraude en witwassen. Met de concept Beleidslijn geeft DNB een verdere invulling aan de eisen rond integere bedrijfsvoering en een systematische analyse van integriteitrisico’s. Instellingen moeten de integriteitrisico’s bij vastgoedactiviteiten nadrukkelijk terug laten komen in de analyse en de maatregelen om deze risico’s te mitigeren. Centraal hierbij is het verrichten van een goed cliëntenonderzoek en zorgen dat de juiste maatregelen worden genomen als de uitkomsten van dit onderzoeken hiertoe aanleiding geeft.
Wie moet iets doen?
De Beleidsregel is bedoeld voor instellingen (financiële ondernemingen, pensioenuitvoerder en beroepspensioenfondsen) met vastgoedactiviteiten en/of cliënten van de instelling met vastgoedactiviteiten.
De volgende activiteiten zijn vastgoedactiviteiten:
- Projectontwikkeling in de zakelijke vastgoedsector
- Financiering van beleggingsobjecten/ontwikkelingsprojecten in de zakelijke vastgoedsector
- Beleggen in de zakelijk vastgoedsector
- Beheer van vastgoedobjecten
Het houdt dus in dat instellingen die zelf geen vastgoedactiviteiten verrichten, maar waarbij een cliënt wel vastgoedactiviteiten verricht, ook de Beleidsregel moeten naleven. Het begrip cliënt moet ruim worden geïnterpreteerd, het gaat om alle zakelijke, professionele en commerciële relaties die zijn aangegaan en waarvan wordt aangenomen dat ze enige tijd zullen duren.
Samengevat komt het erop neer dat instellingen met (direct of indirect) activiteiten in de zakelijke vastgoedsector maatregelen moeten nemen om integriteitrisico’s te herkennen en te beheersen (mitigeren, ontwijken etc.).
Wat moet gedaan worden?
Opstellen of actualiseren van een integriteitanalyse en het integriteitbeleid zodat de integriteitrisico’s van vastgoedactiviteiten duidelijk terugkomen.
Beleid moeten leiden tot naar specifieke procedures en maatregelen die voorkomen dat een ongewenste relatie met een cliënt wordt aangegaan of in stand wordt gehouden waardoor de integere bedrijfsvoering en/of de reputatie van de instelling wordt bedreigd.
Maatregelen die genomen moeten worden zijn onder meer; (1) cliëntenonderzoek (al verplicht uit hoofde van de Wwft), (2) aanvullend cliëntenonderzoek (aangezien zakelijke vastgoedsector een verhoogd risico op witwassen/fraude heeft (DNB)), (3) cliënt niet accepteren als integriteitrisico te hoog is en (4) het monitoren van cliënt en transacties.
Door het monitoren van cliënten en transacties moet onder meer inzicht worden verkregen in:
- in de activiteiten van de client en de achterliggendeeigendoms- en zeggenschapstructuur (benificial owner),
- inzicht in herkomst en bron van vermogen,
- in de juridische structuur van transacties (ABC-transactie),
- in onverklaarbare vermogenstoename,
- in betrokkenheid van buitenlandse partijen (afkomstig uit landen met beperkte transparantie),
- complexe internationale vennootschappelijke constructies en
- in ongebruikelijke transacties.
Handelen van cliënten
Ook de afgeleide integriteitrisico’s moeten worden beheerst. Dit zijn risico’s die aanwezig zijn bij een cliënt (lees zakelijke relatie) die vastgoedactiviteiten verricht. Het is van belang dat wordt vastgesteld dat de cliënt op een vergelijkbare wijze aantoonbaar integriteitrisico’s inventariseert en beheerst. Hiertoe moet worden vastgesteld dat de cliënt beleid voert om te zorgen dat sprake is van een integere bedrijfsvoering. Als dit beleid wordt gevoerd moet vervolgens worden vastgesteld dat dit voldoet aan de normen die de instelling zelf ook hanteert. Hierdoor krijgt een instelling inzicht in de risico’s van de gehele keten en partijen die bij transacties betrokken zijn.
Als blijkt dat in de keten onvoldoende mitigerende maatregelen zijn getroffen leidt dit tot een afgeleid integriteitrisico dat ongewenst hoog is. In dat geval zal de instelling aanvullende maatregelen moeten treffen. De Beleidsregel noemt als voorbeelden een onderzoek naar de sleutelpersonen rondom de constructies en de fondsen, het verkrijgen van inzicht in het vastgoedobject (historie, betrokken partijen etc.) en onderzoek naar herkomst van fondsvermogen.
Rol van de compliance officer
Bij twijfel aan de integriteit van een cliënt heeft de compliance officer (of een andere onafhankelijke afdeling) een belangrijke rol om voorafgaande aan cliëntacceptatie een advies uit te brengen over eventuele acceptatie van de cliënt of het voortzetten van de dienstverlening. Daarnaast kan de compliance officer een rol spelen in het monitoren van het naleven van de strategie om geen relatie te hebben met cliënten met een te hoge risico.
De compliance officer zal de mogelijkheid moeten hebben om te escaleren indien wordt geconstateerd dat advisen, ongemotiveerd, worden genegeerd en/of het integriteitsbeleid niet meer effectief is doordat de integriteitsanalys niet meer actueel is of maatregelen niet meer adequaat blijken te zijn.
Aandachtspunten bij het implementen van de definitieve Beleidsregel
- Hoe moet je omgaan met (fraude) signalen in de pers (televisie, internet, kranten, tijdschriften, boeken etc.)?
- Mogen bestuurders en medewerkers nevenfuncties hebben bij cliënten en/of andere vastgoedactiviteiten?
- Mogen bestuurder en medewerkers in de privesfeer investeren in vastgoed?
- Wat is de invloed van de bedrijfscultuur (voor wat hoort wat) op de integriteitsanalyse?
- Wat te doen als een cliënt geen inzicht wil geven in zijn (integere) bedrijfsvoering?
- Welke informatie is nodig om een goed cliëntenonderzoek (standaard of uitgebreid) uit te voeren en wat is de procedure als een client onvolledige en/of onjuiste informatie verstekt?
- Hoe wordt bijgehouden dat nog niet alle informatie is ontvangen? En hoe wordt voorkomen dat al voor cliëntacceptatie diensten worden verricht?
- Welk controle (QA) vindt plaats op uitgevoerde cliëntenonderzoeken?
- Hoe vindt monitoring van cliënten en transacties plaats?
- Zijn alle rollen en verantwoordelijkheden duidelijk gemaakt in de procedures en is een incidentregeling opgesteld en bekendgemaakt?
- Kan een systeem het gehele proces ondersteunen?
- Hoe wordt gewaarborgd dat het management en de directie betrokken is bij de implementatie en uitwerking van de beleidslijn?
- Moeten medewerkers worden getraind?
- Hoe wordt gewaarborgd dat aantoonbaar wordt voldaan aan de Beleidsregel?
- Hoe wordt gewaardborgd dat cliëntenonderzoeken en de uitkomsten van monitoring goed worden gedocumenteerd ?
- Hoe wordt de integriteit van een eventuele database gewaarborgd?