De adviserende compliance officer

De Vereniging van Compliance Officers organiseerde op 3 oktober jl. haar jaarlijkse Compliance Professional Dag. Dit keer was het thema “De essentie van compliance”. Tijdens deze bijeenkomst hebben Debby van der Leest en Sjako Weering van Charco & Dique een workshop gegeven aan circa 40 compliance professionals over de invulling van de rol van de compliance officer. In dit artikel geven wij u een samenvatting van de workshop “De Adviserende Compliance Officer’.

Introductie
Centraal in de workshop staat de vraag in hoeverre de verschillende rollen die door de compliance functie moeten worden uitgevoerd, verenigbaar zijn en dus kunnen worden uitgevoerd door een en dezelfde compliance officer.

We nemen hierbij de uitgangspunten van de ESMA Guidelines over de compliancefunctie en zetten deze af tegen de uitspraken van Theodor Kockelkoren, bestuurslid van de AFM, tijdens de Compliance Professional Dag 2012 (“Compliance als dienend leider voor de commercie”). Kijkend naar de focus van de twee uitlatingen over de taak van compliance, concluderen we dat hier een aantal (schijnbare) tegenstellingen in zit. Deze treft u hieronder schematisch naast elkaar in de tabel.

Naar aanleiding van deze (schijnbare) tegenstellingen zijn wij met de aanwezigen een discussie gestart, aan de hand van een aantal stellingen over dit onderwerp.

Stelling 1: Een effectieve compliance officer kan niet alle rollen (monitoren, rapporteren, adviseren en beïnvloeden) in 1 functie combineren.

Op hoofdlijnen kunnen wij de taken van de compliance functie onderverdelen in twee categorieën; monitoren/rapporteren en adviseren/beïnvloeden. De vraag is eigenlijk of die verschillende rollen te combineren zijn door een en dezelfde compliance officer. Zeker als we kijken naar de eisen die ESMA stelt aan de compliance functie; kan je bijvoorbeeld nog voldoende onafhankelijk zijn als compliance officer in je rapportage over een onderwerp waarover je zelf hebt geadviseerd?

In de zaal waren compliance officers aanwezig die alle functies combineerden, en compliance officers die de focus in de dagelijkse praktijk meer hebben op monitoren/rapporteren of adviseren/beïnvloeden. Door de aanwezigen werd deels opgemerkt dat het wel mogelijk is de verschillende rollen te combineren binnen de functie. Zeker als het een kleine(re) instelling is. Al was het alleen maar omdat het daar ook niet anders kan. Binnen grotere ondernemingen zie je vaker dat de verschillende rollen uit elkaar worden gehaald.

De compliance officers die de rollen combineren vinden dat juist ook het interessante aan hun functie; de diversiteit. Op zichzelf zien zij er ook geen probleem in dat ze wellicht een bepaalde rol met minder kennis of affiniteit moeten uitvoeren. Ook zien zij het niet als een probleem op een later moment te rapporteren over een onderwerp waarover zij eerder geadviseerd hebben. Dat past heel goed in een professionele omgeving waarin ieder zich bewust is van zijn/haar rol.

Toch zijn er ook voorstanders van de stelling. Zij menen dat de verschillende rollen ook verschillende vaardigheden en type mensen vraagt. Het is lastig om alle rollen tegelijk met evenveel kwaliteit uit te kunnen voeren.

Stelling 2: Het advies van de compliance officer moet worden opgevolgd.

In de praktijk komen we situaties van non-compliance tegen, waarbij de compliance officer dan aangeeft dat hij daarover wel een negatief advies heeft afgegeven, maar dat dit niet wordt opgevolgd. Hoe dwingend of hoe vrijblijvend is het compliance advies?

De aanwezigen gaven aan van mening te zijn dat het niet zo is dat het compliance advies in alle gevallen moet worden opgevolgd. Dat is afhankelijk van het onderwerp van het advies en belangen die worden meegenomen in de overwegingen voor besluitvorming. Voor onderwerpen waar een ‘hard’ toetsingskader aanwezig is, gebeurt het zelden dat adviezen niet worden opgevolgd, maar vaker is het toetsingskader meer ‘zacht’ en voor velerlei interpretatie vatbaar. Dan wordt de visie van compliance wel meegenomen, maar is dan lang niet altijd leidend. Daarbij vindt men het vanuit compliance wel van belang dat er transparantie is, en dat er een terugkoppeling plaatsvindt waarom het management het advies niet overneemt; comply-or explain. Er bleken overigens geen compliance professionals in de zaal te zitten (althans, desgevraagd bleek niemand bereid zijn/haar hand op te steken) die regelmatig geconfronteerd worden met niet-opgevolgde adviezen.

Stelling 3

In verband met de tijd hebben we stelling 3 uit de sheets overgeslagen en stelling 4 behandeld.

Stelling 4: Compliance Officers moeten zich niet bezighouden met de wet, maar met wat ‘niet-schadelijk’ is.

Compliance gaat over (het toezicht op) de naleving van wettelijke vereisten en interne en externe gedragscodes. ESMA lijkt daar ook bij aan te sluiten door de compliance officer vooral te zien als degene die de medewerkers nadrukkelijk traint en begeleidt om awareness over de relevante eisen te krijgen, ook vooral op de naleving te monitoren en over te rapporteren. En verder beschikbaar te zijn voor advies. Dat gaat dus vooral over de wettelijke eisen. Theodor Kockelkoren ziet de compliance officer ook vooral als een sparring partner voor de hoogste ondernemingsleiding in relatie tot duurzame verdienmodellen, bewustwording over thema’s die wellicht niet of nog niet in wetgeving zijn verankerd, maar wel raken aan vragen als: ‘zou je als onderneming met deze producten geld willen of mogen verdienen?’.

Deze stelling raakte aan een presentatie eerder op de dag van de heer Edgar Karssing over het huidige model van compliance dat vanuit de wet redeneert en niet – zoals volgens de spreker wenselijker – vanuit de missie en het ideaal van de onderneming.

De aanwezigen waren het er grotendeels wel over eens dat toezicht op de naleving van wet- en regelgeving tot het takenpakket hoort van de compliance officer, maar dat het zeker ook wenselijk (en waarschijnlijk zelfs noodzakelijk) is (pro-actief) mee te denken over duurzame en maatschappelijke issues binnen de onderneming. De wijze waarop je hieraan uitvoering zou kunnen geven binnen je onderneming, liet nog wel wat nuances zien. Doe je dat vanuit je taak als compliance officer, of als medewerker in een speciale rol c.q. lid van het management team (al dan niet op persoonlijke titel)? In dit kader werd opgemerkt dat het toch tot de taak van compliance zou moeten behoren om in ieder geval ervoor te zorgen dat er sprake is van georganiseerde tegenspraak.

Onze visie

In het kader van het faciliteren en stimuleren van de discussie zijn de (schijnbare) tegenstellingen tussen ESMA en AFM (Theodor Kockelkoren) door ons wat zwaar aangezet. Zoals een van de aanwezigen overigens ook terecht opmerkte: de AFM heeft het richtsnoer van ESMA ten aanzien van de compliance functie ‘gewoon’ onderschreven en zal dit dus ook als een ‘formeel’ kader beschouwen.

Het volgen van de bouwstenen van ESMA bij het opzetten of uitbouwen van de compliance functie zorgt er naar onze mening voor dat in ieder geval op een goed gestructureerde en beheerste manier wordt omgegaan met compliance risico’s. Maar in de wereld van vandaag is dat naar ons idee niet voldoende. Er moeten dus aan het ESMA-model elementen worden toegevoegd.
Het zou zoveel mooier zijn, zowel qua effectiviteit van de compliance functie maar zeker ook voor de inhoud en diepgang van het compliance vak als we opschuiven naar dat niveau van volwaardige sparring partner voor de business. Uit de afvinkmodus en in de dialoogmodus. Dit betekent volgens ons overigens niet dat het ene model moet worden ingeruild voor een ander model. Wat ons betreft gaat het om het verbouwen en uitbouwen van het huidige model naar iets beters.

Maar welke invulling er ook wordt gegeven aan de compliance functie, het moet altijd gaan om een goede mix van een gedegen structuur, adequate procesinrichting en gemotiveerde mensen met gedegen vakkennis, de juiste vaardigheden en de nodige senioriteit en autoriteit.

Charco & Dique

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Charco & Dique op telefoonnummer 020-4165403 of e-mailadres info@charcoendique.nl