Gewijzigde Beleidsregel geschiktheid 2012: loyaliteit en onafhankelijkheid

Op 15 januari 2020 is de gewijzigde Beleidsregel Geschiktheid 2012 in werking getreden. De Beleidsregel verduidelijkt wat AFM en DNB verstaan onder ‘geschiktheid’ en welke aspecten bij de toetsing van een beleidsbepaler (bijv. bestuurder of commissaris) in aanmerking worden genomen. De Beleidsregel verschaft daarnaast duidelijkheid over wanneer beleidsbepalers getoetst moeten of kunnen worden en welke informatie en antecedenten de AFM en DNB daarbij meewegen.

De Beleidsregel is aangepast naar aanleiding van wijzigingen in Europese en nationale wet- en regelgeving en de inwerkingtreding van Europese richtsnoeren. De wijziging betreft geen volledige herziening en verandert volgens DNB en AFM niet het bestaande toetsingsbeleid.

Geschiktheid

Geschiktheid bestaat volgens de Beleidsregel uit kennis, vaardigheden en professioneel gedrag. De geschiktheid van een beleidsbepaler blijkt in ieder geval uit de opleiding, werkervaring en competenties van de beleidsbepaler en de doorlopende toepassing hiervan. In de bijlage bij de Beleidsregel zijn relevante competenties om geschiktheid aan te tonen opgenomen. Wij lichten er twee uit die door de gewijzigde Beleidsregel nadrukkelijker worden opgenomen en ingevuld: ‘loyaliteit’ en ‘onafhankelijkheid’.

Loyaliteit

Eén van de competenties waarover een beleidsbepaler dient te beschikken is loyaliteit. Dit houdt in dat hij of zij zich identificeert met de onderneming en zich betrokken voelt en kan motiveren dat hij of zij (ondanks eventuele nevenfuncties) voldoende tijd aan zijn of haar functie kan besteden om deze naar behoren te kunnen uitvoeren.

Voldoende tijd

Beleidsbepalers moeten ‘voldoende tijd’ hebben om hun functie uit te oefenen. Ook moeten zij, wanneer de instelling significant is, voldoen aan een eventueel toepasselijke beperking op bestuursfuncties.

In de vorige Beleidsregel werd niet expliciet aangegeven wanneer de toezichthouders van mening zijn dat de beleidsbepaler ‘voldoende tijd’ heeft om de functie te vervullen. Nu is duidelijk dat voldoende tijd impliceert dat de beleidsbepaler genoeg tijd heeft om een goed beeld te krijgen van alle activiteiten en risico’s binnen de onderneming en de implicaties van de bedrijfs- en risicostrategie. Ook moet een beleidsbepaler voldoende beschikbare tijd hebben in perioden van sterk verhoogde activiteit van de onderneming of van andere entiteiten waar de beleidsbepaler een (neven)functie vervult. Dit houdt in dat er een buffer moet zijn voor onverwachte omstandigheden zoals crisissituaties, een overname of een rechtszaak.

De Beleidsregel introduceert kwalitatieve en kwantitatieve criteria om te toetsen of er is voldaan aan het vereiste.

Kwalitatieve factoren die bepalen hoeveel tijd een beleidsbepaler kan wijden aan zijn of haar functie, zijn bijvoorbeeld:

de omvang en de omstandigheden van de entiteiten waar de beleidsbepaler een functie vervult en de aard, omvang en complexiteit van de werkzaamheden;
de plaats of het land waar de entiteiten zijn gevestigd;
andere professionele of persoonlijke verplichtingen en omstandigheden (bijvoorbeeld een rechtszaak waarbij de beleidsbepaler is betrokken);
de voor de functie benodigde reistijd;
het aantal geplande vergaderingen van de betreffende organen waar de beleidsbepaler een functie vervult;
de tijd voor de benodigde introductie en training; en
de aard van de specifieke positie en de verantwoordelijkheden van de beleidsbepaler (bijvoorbeeld een specifieke rol als CEO of voorzitter, of een lidmaatschap van een commissie of comité).

Bij de kwantitatieve beoordeling gaat het om het aantal functies van de beleidsbepaler en gelden – voor zover van toepassing op de beleidsbepaler en de onderneming – de wettelijke limieten uit het Burgerlijk wetboek, Europese richtlijnen (CRD IV, MiFID II) en de Pensioenwet.

Naast de wettelijke limieten, wordt er bij de kwantitatieve beoordeling ook gekeken naar het feitelijk aantal uren dat aan de (neven)functies wordt besteed. De toezichthouder kan op basis van de opgegeven feitelijke tijdsbesteding van alle (neven)functies die de beleidsbepaler vervult of gaat vervullen gedetailleerd onderzoek doen ten aanzien van de feitelijke beschikbaarheid van de beleidsbepaler.

Vragen die de toezichthouder in een toetsingsgesprek zou kunnen stellen zijn bijvoorbeeld:

Kunt u aangeven hoe u uw verschillende functies met elkaar combineert?
Kunt u in het geval de omstandigheden hierom vragen extra tijd voor deze functie vrijmaken? Op welke functie gaat u dan minderen?

Onafhankelijkheid

Een andere competentie waarover een beleidsbepaler geacht wordt te beschikken is ‘onafhankelijkheid’. Dit houdt in dat hij of zij zelfstandig is in zijn of haar gedrag en eigen standpunten tegenover anderen (en enig deelbelang) durft te handhaven en te verdedigen in het belang van de onderneming. Van de beleidsbepaler wordt verwacht dat hij of zij daartoe objectief en kritisch opereert en situaties waarin persoonlijke en zakelijke belangen (potentieel) conflicteren herkent en daarop anticipeert.

De beleidsbepaler moet dus, om eigen, gedegen en onafhankelijke evenwichtige besluiten te nemen en oordelen te vormen, ‘onafhankelijk van geest’ zijn. EBA/ESMA richtsnoeren voor het beoordelen van de geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan en medewerkers met een sleutelfunctie beschrijven de criteria voor de beoordeling van het ‘onafhankelijk van geest’ zijn. Zowel AFM als DNB passen deze richtsnoeren toe in hun toezicht toe.

Handelen met ‘onafhankelijkheid van geest’ is een gedragspatroon dat met name tijdens besprekingen en besluitvorming binnen bestuur of RvC tot uiting komt. Hiervoor is onder meer van belang dat een beleidsbepaler de moed, overtuiging en kracht heeft om het beleid en de voorstellen van (andere leden van) het bestuur effectief te beoordelen en aan te vechten. Ook moet hij of zij in staat zijn om vragen te stellen en weerstand te bieden tegen groepsdenken.

Om onafhankelijk van geest te kunnen zijn, moeten beleidsbepalers belangenconflicten vermijden.

Vragen die de toezichthouder in een toetsingsgesprek zou kunnen stellen zijn bijvoorbeeld:

Waaruit blijkt dat u kritische vragen kunt en durft te stellen?
Kunt u hiervan een voorbeeld geven?
Hoe gaat u om met conflicterende belangen?
Hoe gaat u om met de situatie waarin u een afwijkende mening heeft, zodat het bestuur, de RvC niet tot een unaniem besluit kan komen? Kunt u een voorbeeld geven van zo’n situatie in uw huidige functie?
Kunt u een recente situatie schetsen waarin u kritisch en vasthoudend was? Welke rol had u? Wat wilde u bereiken? Wat heeft u gedaan? Wat was het resultaat? Wat zou u met de kennis van nu anders doen?

Meer informatie

Wordt u binnenkort getoetst op geschiktheid en vraagt u zich af aan welke (overige) eisen u moet voldoen? Wij adviseren u graag en kunnen u helpen bij de voorbereiding op een toetsingsgesprek. Neem vrijblijvend contact met ons op.