Eind september 2020 kondigde de AFM aan vanaf eind oktober een uitvraag te gaan doen onder kleine en middelgrote beleggingsondernemingen en -instellingen met betrekking tot uitbestedingen. Deze uitvraag is een vervolg op het onderzoek naar inkoop en uitbesteding dat onder de naam ‘Keten in Beeld’ in 2018 en 2019 door de AFM is uitgevoerd. In het rapport dat de AFM naar aanleiding van dit eerste onderzoek publiceerde, wees zij op de geldende wettelijke verplichtingen die vaak onvoldoende worden nageleefd. Ook gaf zij een aantal aanbevelingen.
De aankondiging van de nieuwe vragenlijst over uitbesteding heeft de sector wakker geschud. Veel beleggingsondernemingen en beheerders van beleggingsinstellingen vragen zich af waar zij nu eigenlijk staan op het gebied van uitbesteding. Wat waren de belangrijkste aandachtspunten van de AFM ook alweer? En voldoet u aan alle verwachtingen?
Om u te helpen hebben wij de belangrijkste aandachtspunten vertaald naar een checklist van 10 vragen. Klaar voor de Checklist Uitbesteding?
1. Is er sprake van uitbesteding?
Volgens de AFM is er alleen sprake van uitbesteding in de wettelijke zin, als er werkzaamheden worden uitbesteed die op basis van de vergunning normaal door de onderneming zelf zouden worden verricht. Voor AIFMD beheerders betreft dit bijvoorbeeld de activiteiten zoals beschreven in bijlage I AIFMD. Voor beleggingsondernemingen betreft dit alle werkzaamheden op het gebied waarop de vergunning ziet. Activiteiten als ‘het beheer van beleggingen’ vallen hier bijvoorbeeld wel onder, maar het schoonmaken van het kantoorgebouw of het verzorgen van de catering niet.
2. Beschikt u over een uitbestedingsbeleid?
Uitbesteding kan gepaard gaan met verschillende risico’s. Denk bijvoorbeeld aan het risico dat de derde partij de activiteit niet goed uitvoert, bij de uitvoering in strijd handelt met de wet, of plots niet meer in staat is de uitvoering van de activiteit voort te zetten. U dient de risico’s die volgen uit uitbestedingen te beheersen, ongeacht de redenen om uit te besteden. Het is belangrijk om te beschikken over een uitbestedingsbeleid, waarin u onder andere beschrijft:
- waarom en wanneer werkzaamheden worden uitbesteed;
- hoe u zorgt dat u bij uitbesteding blijft voldoen aan uw wettelijke verplichtingen; en
- met welke risico’s de uitbesteding gepaard gaat.
3. Zorgt u voor een periodieke evaluatie van uw uitbestedingsbeleid?
Uit het ‘Keten in beeld’ onderzoek bleek dat relatief veel ondernemingen geen uitbestedingsbeleid hebben of dit beleid niet periodiek evalueren, terwijl de AFM dit wel verwacht. Wat de AFM precies verstaat onder ‘periodiek’ is niet geheel duidelijk. Wij nemen aan dat het de bedoeling is dat de frequentie is afgestemd op de grootte en aard van uw organisatie, en de mate waarin uw onderneming activiteiten uitbesteedt.
4. Heeft u procedures voor het analyseren, monitoren en beheersen van uitbestedingsrisico’s?
Uw onderneming blijft verantwoordelijkheid houden voor alle uitbestede werkzaamheden. De AFM verwacht daarom dat u de risico’s die voortkomen uit de uitbesteding identificeert, analyseert, monitort en beheert.
5. Heeft u een selectieprocedure voor het kiezen van een derde partij?
De AFM verwacht dat u een adequate selectieprocedure heeft opgesteld voor het kiezen van een derde partij waaraan werkzaamheden worden uitbesteed. Hierin moet worden vastgelegd:
- hoe uw onderneming onderzoek naar de derde partij verricht en op welke kenmerken uw onderneming hierbij let;
- hoe u nagaat of de derde partij – indien vereist – over de nodige vergunning(en) beschikt; en
- aan welke minimumeisen een derde partij moet voldoen alvorens u met deze partij in zee gaat.
6. Heeft u de rechten en plichten vastgelegd in een uitbestedingsovereenkomst?
Met iedere derde partij waaraan uw onderneming werkzaamheden heeft uitbesteed dient u een schriftelijke uitbestedingsovereenkomst gesloten te hebben. Deze overeenkomst moet de rechten en plichten van beide partijen duidelijk afbakenen. Vooral vanuit de AIFMD zijn hier hele strikte eisen aan gesteld. De overeenkomst geeft antwoord op vragen als:
- Aan welke kwaliteitsstandaarden moet de derde partij voldoen?
- Wie is waarvoor verantwoordelijk als de samenwerking wordt stopgezet?
- In welke gevallen kan de uitbestedende onderneming instructies verstrekken en/of controles uitvoeren?
- Is sub-delegatie door de derde partij toegestaan?
7. Controleert u of partijen aan de afgesproken kwaliteitsstandaarden voldoen?
Wellicht heeft u afspraken gemaakt met de partijen waaraan werkzaamheden zijn uitbesteed over de maximale downtime van een service of systeem, over de informatievoorziening aan uw onderneming, of over het te behalen rendement. U dient periodiek te controleren of ze ook daadwerkelijk aan deze kwaliteitsstandaarden voldoen.
8. Heeft u de risico’s van uitbesteding ook meegenomen in uw belangenconflictenbeleid?
Wanneer de kans bestaat dat de uitbesteding gepaard gaat met belangenconflicten, moet uw belangenconflictenbeleid hierop toegeschreven zijn. De AFM is namelijk van mening dat zulke conflicten moeten worden gemonitord en beheerst, en dat zij met cliënten/deelnemers moeten worden gedeeld. Een voorbeeld van een belangenconflict dat zou kunnen ontstaan bij intra-groep uitbesteding is dat de uitbesteding binnen de groep duurder is dan buiten de groep. Dat kan leiden tot hogere kosten voor een beleggingsonderneming of -instelling. Als deze kosten worden doorbelast aan klanten van de beleggingsonderneming of -instelling, is er sprake van een belangenconflict.
9. Beschikt u over een adequaat beëindigingsprotocol?
De AFM heeft in een sectorbrief aan beleggingsinstellingen expliciet aangegeven dat zij verwacht dat een dergelijk beëindigingsprotocol bestaat. Hoewel dit (nog) niet in wetgeving verplicht is gesteld, is het raadzaam om over een dergelijk protocol te beschikken. Hierin moet beschreven zijn welke stappen door uw onderneming worden gezet (en wanneer en door wie) als een uitbestedingsovereenkomst plotseling zou eindigen.
10. Bent u voldoende zelfstandig?
Als u veel activiteiten uitbesteedt is het belangrijk om aan te kunnen tonen dat u toch nog voldoende zelfstandig functioneert. Alleen ondernemingen met voldoende zelfstandigheid kunnen immers waarborgen dat ze doorlopend beschikken over beheerste en integere bedrijfsvoering, aldus de AFM. Enkele voorbeelden die laten zien dat u over voldoende zelfstandigheid beschikt:
- U voert voldoende taken zelf uit waardoor u niet als een brievenbusfirma kan worden beschouwd.
- U beschikt over voldoende deskundigheid en middelen om toezicht te houden op de derde partij en om uitbestedingsrisico’s te kunnen begrijpen en te beheersen.
- U beschikt over de bevoegdheid om besluiten te nemen op essentiële terreinen en taken uit te voeren die onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de onderneming vallen.
- U beschikt over de mogelijkheid en een contractueel recht om van de derde partij informatie te verlangen, haar te controleren, instructies te geven en werkzaamheden per direct te beëindigen als dit in het belang is van de klant.
Voldoet u aan de eisen?
Op het gebied van uitbesteding zijn in wet- en regelgeving veel eisen gesteld. Daarnaast heeft de AFM in haar sectorbrief die na het ‘Keten in Beeld’ onderzoek is verstuurd nog verdere guidance gegeven. Uit het feit dat de AFM in oktober en november 2020 weer een uitvraag doet op dit gebied kan afgeleid worden dat de AFM uitbesteding een belangrijk onderwerp vindt.
Veel partijen hebben hun eigen beleid, procedures en maatregelen al onder de loep genomen en verbeteringen doorgevoerd naar aanleiding van de sectorbrief die volgde op het ‘Keten in Beeld’ onderzoek. Mocht u dit nog niet hebben gedaan, dan is het raadzaam om op korte termijn alsnog (de door de AFM gewenste) verbeterslagen door te voeren.
Charco & Dique kan u helpen na te gaan of u voldoet aan de gestelde eisen en op korte termijn eventuele herstelwerkzaamheden uitvoeren. Ook kunnen wij u ondersteunen met het invullen van de vragenlijst van de AFM. Neemt u gerust contact met ons op.
Contact
