DNB heeft onlangs in de DNB Nieuwsbrief Trustkantoren weer benadrukt dat de trustsector in Nederland een poortwachtersfunctie voor de integriteit van de financiële sector heeft. DNB acht het van groot belang dat de sector zich voldoende bewust is van deze maatschappelijke taak. De belangrijkste verantwoordelijkheid die voortvloeit uit deze taak is dat een trustkantoor zijn klant kent en weet wat de beweegredenen van deze klant zijn om in Nederland zaken te doen. In dit artikel zullen wij dieper ingaan op deze verantwoordelijkheid en wat dit in de praktijk voor een trustkantoor betekent, in het bijzonder ten aanzien van transactiemonitoring en de naleving van de Sanctiewet. Ook zullen we kort ingaan op de auditfunctie die per 1 januari 2015 verplicht is voor trustkantoren.
Poortwachtersfunctie
Trustkantoren in Nederland worden geacht een ‘poortwachtersfunctie’ te vervullen voor de integriteit van de financiële sector. De belangrijkste onderdelen om goed invulling te geven aan deze taak zijn uitvoeren van een gedegen cliëntenonderzoek en het monitoren van transacties van de doelvennootschap om misbruik van het financiële stelsel te voorkomen en derhalve te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
DNB heeft reeds in eerdere nieuwsbrieven aandacht besteedt aan de uitwerking van de poortwachtersfunctie van trustkantoren in de praktijk ten aanzien van een aantal specifieke onderwerpen, onder meer:
- Consultancy diensten; hoger risico op witwassen doordat moeilijker te doorgronden is wat de exacte waarde van de geleverde prestaties is.
- CV-structuren; hogere integriteitsrisico’s door mogelijk misbruik van structuren door anonimiteit UBO’s.
- Operationele vennootschappen; monitoring van de herkomst en besteding van middelen vereist extra aandacht.
- Transactiemonitoring; de wijze en diepgang van de monitoring dient aan te sluiten op het risicoprofiel van de cliënt.
Om het risico op betrokkenheid bij bijvoorbeeld witwassen of fraude te minimaliseren, dient het trustkantoor in ieder geval:
- Te beschikken over effectieve en praktische procedures en maatregelen om transactie te monitoren, ongebruikelijke transacties te detecteren en indien nodig, te melden bij FIU-NL.
- Voor iedere doelvennootschap een risicoprofiel, inclusief transactieprofiel, op te stellen.
- Indicatoren op te nemen in de procedures en maatregelen die kunnen wijzen op ongebruikelijke transacties.
- De transactiemonitoring aan te passen op het risico- en transactieprofiel van de klant.
- Na te gaan of transacties niet in strijd met geldende sanctiemaatregelen.
- Trainingen te geven aan medewerkers omtrent transactiemonitoring en melding van ongebruikelijke transacties.
- Periodiek een risicoanalyse uit te voeren om de effectiviteit van de procedures en maatregelen te testen en deze waar nodig aan te passen.
Hoog-risicoklanten
In 2014 heeft DNB onderzoek gedaan naar UBO’s uit hoog risicolanden. DNB concludeert naar aanleiding van dit onderzoek dat de kennis en risicoanalyse van klanten uit hoog-risicolanden tekort schiet. Trustkantoren accepteren daarmee het risico misbruikt te worden voor het witwassen van corrupt geld.
Belangrijke bevindingen zijn:
- Onvoldoende inzicht in de herkomst van het vermogen. Bij verschillende UBO’s kond niet aangeven worden hoe het eerste vermogen was opgebouwd en of dit op legale wijze was gebeurd.
- Negatieve berichtgeving over klanten en illegale privatiseringen werden meer dan eens voor kennisgeving aangenomen.
- De risicoanalyses van de klanten hadden in veel gevallen onvoldoende diepgang en de transactiemonitoring was bij twee trustkantoren ontoereikend.
- Onvoldoende zicht op het werkelijke doel van de structuur.
Naar aanleiding van het onderzoek publiceerde DNB een informatiebrochure met vereisten en good practices. In de DNB brochure zijn een aantal (niet limitatief) basisvereisten opgenomen, te weten:
- Breng u PEP’s voldoende in beeld. Ook na de politieke carriere van de PEP moet worden beoordeeld of dze als PEP moet worden aangemerkt.
- Maak een totaalscan. In de totaalscan van de UBO moet ook de omgeving rondom de UBO worden meegenomen. Bij onvoldoende informatie kan de klant niet worden geaccepteerd.
- Zet ervaring en expertise is. Klanten nuit hoog-risicolanden moeten worden bediend door een team waarin voldoende ervaring en expertise (incl. kennis van de taal) ziet om integriteitsrisico te monitoren.
- Toets de klanten. Periodiek uitvoeren van een formele heracceptatie van de klant. Hoe hoger het risico van een klant hoe vaker de heracceptatie moet worden uitgevoerd.
- Vraag om extern advies. Inhuren van een gespecialiseerd bureau om aanvullend onderzoek te doen naar de UBO/PEP.
- Concentreer kennis. Opzetten van een gespecialiseerde desk die voldoende kennis hebben van het land, regio of industrie.
- Gebruik lokale contracten. Maak gebruik van plaatselijke kennis (bijv. via een lokaal filiaal) en advies bij het beoroleen of activiteiten en betalingen in een markt verklaarbaar zijn.
Transactiemonitoring
Voor trustkantoren is het nauwkeurig monitoren van transacties, en indien van toepassing melden van ongebruikelijke transacties, een belangrijk middelen om invulling te geven aan de poortwachtersfunctie.
Een trustkantoor dient voor iedere doelvennootschap een risicoprofiel te maken en daarop procedures en maatregelen in te richten. Dit risicoprofiel is van belang om bij het monitoren van de transacties te controleren of transacties passen binnen het (risico)profiel van de betrokken doelvennootschap. Op deze manier kan het trustkantoor het ongebruikelijke karakter van de transactie herkennen. Met andere woorden, om aan de meldplicht te kunnen voldoen is het essentieel dat het trustkantoor een accuraat risicoprofiel opstelt en dat de transactiemonitoring daar goed op aansluit.
DNB noemt als voorbeelden van elementen van een goed transactiemonitoringsproces:
- Het opstellen van een risicoprofiel en transactieprofiel per klant.
- Het trustkantoor pas de transactiemonitoring aan op het risico- en transactieprofiel van de klant.
- Het periodiek analyseren van de effectiviteit van de procedures en maatregelen en deze waar nodig aanpassen.
- Trainen en informeren van medewerkers omtrent transactiemonitoring en melding van ongebruikelijke transacties.
Uit een recente casus in de media blijkt wat het risico als een trustkantoor betrokken raakt bij witwas transacties. Het betreffende trustkantoor wordt strafrechtelijk vervolgd omdat het volgens het OM betrokkens is bij het uitvoeren van fictieve transacties op basis van valse facturen. De transactiemonitoring is niet op een adequate wijze uitgevoerd en heeft niet onderkend dat sprake was van valse facturen die niet paste bij het risicoprofiel.
Sanctiewet
DNB heeft in december 2014 aangekondigd onderzoek te gaan doen hoe trustkantoren invulling geven aan afgekondigde sanctiemaatregelen. In 2014 zijn onder andere uitgebreide sanctiemaatregelen opgelegd omtrent Rusland en Oekraïne. De sanctiemaatregelen betreffen onder meer:
- Gebod tot het bevriezen van tegoeden van personen/entiteiten die op een sanctielijst voorkomen;
- Geld- en kapitaalmarktrestricties voor bepaalde personen/entiteiten;
- Verbod op (faciliteren van) in- en uitvoer van bepaalde goederen (bijvoorbeeld bepaalde militaire goederen).
Trustkantoren zullen bij het accepteren van klanten dus goed moeten nagaan of personen en/of entiteiten niet voorkomen op sanctielijsten of actief zijn in landen waartegen sanctiemaatregelen genomen zijn. Toepassing van deze regels is ook zeer relevant in het kader relevant in het kader van transactiemonitoring; worden geen transacties uitgevoerd die in strijd zijn met sanctiemaatregelen?
Auditfunctie trustkantoren
Trustkantoren zijn op basis van de nieuwe Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014 (Rib Wtt 2014) verplicht om per 1 januari 2015 een auditfunctie in te voeren.
De audit functie voert periodiek controlerende werkzaamheden ten aanzien van:
- de effectiviteit van de organisatie-inrichting;
- de effectiviteit van de in de bedrijfsprocessen van het trustkantoor geïntegreerde procedures en maatregelen; en,
- de effectiviteit van de compliance functie.
Randvoorwaarde voor het inrichten van de audit functie is dat deze op onafhankelijke wijze en zelfstandig de werkzaamheden kan uitvoeren. Het combineren van de compliance functie met de audit functie is hierdoor niet mogelijk. In het procedurehandboek moet nader worden ingegaan op de auditfunctie.
Voor trustkantoren waar Charco & Dique de compliance functie niet vervult kan zij de externe audit functie uitvoeren, voor meer informatie verwijzen wij naar onze brochure.