Slim van start met de CSDDD in 10 stappen

Hoewel de CSDDD nog in ontwikkeling is, en naar verwachting niet voor 2026 in werking zal treden, adviseren wij ondernemingen niet te lang te wachten met hun voorbereidingen. Het opzetten en uitvoeren van het zogenaamde zorgvuldigheidsbeleid zal aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Leveranciers en afnemers zullen elkaar onder de loep moeten nemen, wat kan leiden tot herziening of beëindiging van bestaande contracten en onderhandelingen over nieuwe contracten. Ook zullen nieuwe onderhandelingen moeten plaatsvinden voor het opstellen van contracten. Het eenzijdig wijzigen van overeenkomsten is vaak niet mogelijk. Het is daarom raadzaam om met elkaar in gesprek te gaan en samen naar oplossingen te zoeken.

Het is verstandig om ruim op tijd te beginnen met het:

• ontwikkelen van een mensenrechten- en milieubeleid;
• uitvoeren van een risicoanalyse van de waardeketen;
• opzetten van een klachtenmechanisme;
• in kaart brengen van de betrokkenheid van het management bij deze onderwerpen; en
• evalueren van de rol, expertise en bezetting van de juridische en compliance afdeling.

Wij helpen u een vliegende start te maken met uw voorbereiding op de CSDDD in 10 stappen.

Een vliegende start

1. Lees de tekst van de CSDDD goed door

Zorg ervoor dat u vertrouwd raakt met de daarin opgenomen terminologie en uitgesproken verwachtingen. De meeste eisen die de CSDDD stelt aan het due diligence-proces zijn gebaseerd op bestaande soft-law-initiatieven. Bekijk hoe andere ondernemingen nu al over deze initiatieven rapporteren en bekijk de Praktische handleiding voor bedrijven over IMVO en OESO due diligence.

2. Verricht een gap-analyse

Vergelijk uw huidige situatie met de vereisten neergelegd in de CSDDD om vast te stellen welke stappen u nog moet nemen. Over welke duurzaamheidsinformatie beschikt u al en heeft u daarop een beleid ingesteld?

3. Kom in contact met uw stakeholders en breng uw waardeketen in kaart 

Breng samen met uw stakeholders de waardeketen in kaart, inventariseer welke onderwerpen voor hen van belang (materieel) zijn. Ook het verkrijgen van een goed beeld van uw waardeketen, zowel upstream als downstream is van groot belang.

4. Ontwikkel een mensenrechtenbeleid én een milieubeleid

Kijk naar ondernemingen in dezelfde sector, de kans is groot dat hun waardeketens enigszins op elkaar lijken en vergelijkbare mogelijke risico’s van schending van mensenrechten en het milieu omvatten. Het is belangrijk om contractuele garanties af te dwingen van uw zakenpartners die deel uitmaken van uw waardeketen middels cascadeovereenkomsten. Op die manier zorgt u ervoor dat zij uw gehanteerde beleid naleven.

5. Uitvoeren van een risicoanalyse van de waardeketen

Herzie of beëindig bestaande contracten en onderhandel over nieuwe contracten. Zodra u een goed beeld hebt van uw zakenpartners en de feitelijke en potentiële negatieve effecten op mensenrechten en het milieu in uw waardeketen, is het verstandig om met elkaar in gesprek te gaan om eerbiediging van deze rechten te bewerkstelligen.

6. Voer continu het due diligence-proces

Wanneer u een goed beeld hebt van de waardeketen en feitelijke en potentiële negatieve effecten hebt geïdentificeerd, moet u adequaat handelen om deze schendingen te beëindigen of reduceren. Dit proces is voortdurend aan de gang en reageert op veranderingen in de onderneming.

7. Opzetten van een klachtenmechanisme

Ondernemingen zijn verplicht om een effectieve klachtenprocedure op te zetten. Daarmee worden stakeholders in staat worden gesteld om klachten in te dienen wanneer ze legitieme zorgen hebben over schending van mensenrechten en de nadelige impact van de onderneming op het milieu. Zowel binnen haar eigen activiteiten, die van haar dochterondernemingen als binnen haar waardeketen. Het is belangrijk dat de klachten onafhankelijk en onpartijdig worden behandeld.

8. Ontwikkel een rapportagesysteem- en raamwerk

Ontwikkel een raamwerk, inclusief KPI’s, benchmarks, doelstellingen en een gedegen datastrategie. Immers, rapporteren over de naleving en vooruitgang op het gebied van duurzaamheid is alleen mogelijk als uw onderneming beschikt over de daarvoor vereiste data van de vereiste kwaliteit. Hoe ‘dieper’ u in de waardeketen informatie moet vergaren, hoe moeilijker het is om betrouwbare data te verkrijgen.

9. Stel een transitierapport op

Meet de voortgang en verzamel gegevens om een transitierapport op te stellen. Dit rapport biedt inzicht in ‘waar uw onderneming staat’ als het gaat om gepaste zorgvuldigheid betrachten in haar waardeketen.

10. Evalueer en verbeter

Evalueer het transitierapport en implementeer de bevindingen in het due diligence-beleid van uw onderneming. Veel ondernemingen zullen meerdere jaren nodig hebben om een due diligence-proces uit te voeren, dat in alle opzichten voldoet aan de CSDDD. Afhankelijk van de voortgang kan het nodig zijn stap 9 en 10 te herhalen.

Meer weten?

Onze consultants helpen u graag op weg naar een zorgvuldigheidsbeleid dat voldoet aan alle eisen van de CSDDD. Lees meer over hoe wij u kunnen helpen in uw voorbereiding op de CSDDD, of neem vrijblijvend contact met ons op.