In juni 2020 publiceerde ESMA de definitieve tekst van de richtsnoeren. Hoewel de doelstellingen en de belangrijkste principes die aan de wettelijke vereisten ten grondslag liggen hetzelfde zijn gebleven, heeft MiFID II ervoor gezorgd dat de verplichtingen veel gedetailleerder zijn. De nieuwe richtsnoeren zorgen dan ook voor meer duidelijkheid en aansluiting bij de nieuwe verantwoordelijkheden van de compliance officer als gevolg van MiFID II.
De vertalingen van de definitieve teksten zijn begin april 2021 gepubliceerd en zullen twee maanden na publicaties van de vertalingen in werking treden. Dit zal op 7 juni 2021 het geval zijn.
Doel van de richtsnoeren
ESMA heeft de bevoegdheid om ‘richtsnoeren’ (of in het Engels: ‘guidelines’) af te geven. Doel van deze richtsnoeren is onder meer om er zeker van te zijn dat de Europese regelgeving die zich richt op financiële markten en haar deelnemers (zoals MiFID II) op consistente wijze wordt ingevuld, nageleefd en gecontroleerd. Hoewel richtsnoeren (formeel) geen kracht van wet hebben, dienen nationale toezichthouders en deelnemers op de financiële markten zich op grond van de Europese regelgeving ‘tot het uiterste in te spannen’ om aan deze richtsnoeren te voldoen. Richtsnoeren hebben daarmee een duidelijk minder vrijblijvend karakter dan bijvoorbeeld interpretaties of leidraden.
Wat houden de richtsnoeren over de compliancefunctie in?
De door ESMA afgegeven richtsnoeren bestaan uit twaalf specifieke richtsnoeren verdeeld over drie thema’s. Deze thema’s zijn:
- Verantwoordelijkheden van de compliancefunctie (richtsnoer 1 tot en met 4);
- Organisatorische eisen aan de compliancefunctie (richtsnoer 5 tot en met 11);
- Beoordeling van de compliancefunctie door nationale toezichthouders (richtsnoer 12).
Elk van deze twaalf richtsnoeren dekt een ander onderwerp af waarbij per onderwerp eerst het algemene principe wordt omschreven en daarna verschillende concrete, inhoudelijke bepalingen worden neergelegd. Sommige van deze bepalingen zijn vrij ‘principle based’ en algemeen, andere zijn juist ‘rule based’ en gedetailleerd.
Wijzigingen in nieuwe richtsnoeren
De nieuwe richtsnoeren betekenen geen wezenlijke verandering op de oude richtsnoeren. Er wordt vooral veel meer verdieping en verduidelijking aangebracht. De enige belangrijke wijzigingen hebben betrekking op de richtsnoeren rondom de rapportageverplichtingen van de compliancefunctie, en de toevoeging van een extra richtsnoer over de kwaliteiten waarover de compliancefunctie moet beschikken.
Nieuw richtsnoer 6: kennis, kunde en expertise compliancefunctie
Naast de kleinere wijzigingen is er aan de bestaande elf richtsnoeren een extra richtsnoer toegevoegd. Het nieuwe richtsnoer 6 bevat guidence op het gebied van de kennis, kunde en expertise van de compliancefunctie en de autoriteit van de compliancefunctie.
De richtsnoeren zien dus vooral op de kwaliteiten waarover de compliancefunctie moet beschikken. Met betrekking tot kennis en expertise wordt bijvoorbeeld gesteld dat de compliancefunctie minimaal kennis moet hebben van MiFID II en de gedelegeerde verordeningen die daaronder hangen. Daarnaast moet de compliancefunctie ook op de hoogte zijn van nationale wetgeving en guidence van de ESMA en nationale toezichthouders. Om deze kennis op peil te houden moeten de compliance officer en de compliance staff op regelmatige basis trainingen volgen.
Met betrekking tot autoriteit stellen de richtsnoeren dat de rol van de compliancefunctie kan worden vastgelegd in het beleid van de onderneming.
Aangepast richtsnoer 3: rapportageverplichtingen
Waar de richtsnoeren uit 2012 slechts op hoofdlijnen de rapportageverplichtingen uiteenzette, gebeurt dat in de herziene richtsnoeren met veel meer detail. Ook is er meer structuur aangebracht in de verplichtingen. De rapportageverplichtingen worden nu opgesplitst in vijf categorieën:
- algemeen;
- wijze van monitoren en reviewen;
- bevindingen;
- ondernomen acties;
- overige.
Voorbeelden van punten die in het nieuwe richtsnoer zijn opgenomen zijn bijvoorbeeld de rapportage rondom klachten van cliënten en hoe hiermee wordt omgegaan. Bij veel voorkomende klachten van cliënten moet nu bijvoorbeeld ook bekeken worden of die resulteren in compliance risico’s.
Meer weten?
Heeft u vragen over de nieuwe ESMA-richtsnoeren, of kunt u hulp gebruiken bij de invulling of beoordeling van uw compliancefunctie? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.
Contact
