Charco & Dique

Transactierapportage en MiFID II

Op 3 januari 2018 treedt MiFID II in werking.  MiFID II omvat een groot pakket aan regelgeving die op met name beleggingsondernemingen van toepassing is. Op verschillende onderwerpen heeft MiFID II veel impact. Daarbij is het door de complexiteit van de regelgeving niet altijd snel duidelijk welke acties van beleggingsondernemingen verwacht worden.

In een serie nieuwsitems geeft Charco & Dique een toelichting op de eisen die MiFID II ten aanzien van bepaalde onderwerpen stelt en worden een aantal aandachtspunten aangewezen. In dit nieuwsitem wordt ingegaan op het onderwerp transactierapportage.

Algemeen

Eén van de meest impactvolle verplichtingen van MiFID II betreft de verplichte transactierapportage. Waar onder MiFID I een (relatief) beperkte transactierapportageplicht bestond voor beleggingsondernemingen die zelf orders uitvoerden, zijn onder MiFID II alle beleggingsondernemingen verplicht transacties aan de AFM te rapporteren en is ook de scope van te rapporteren transacties uitgebreid.

Onder MiFID I waren beleggingsondernemingen die transacties uitvoeren reeds verplicht gegevens over uitgevoerde transacties in beursgenoteerde instrumenten bij de AFM te rapporteren. Van deze rapportage mocht worden afgezien voor zover het handelsplatform waarop de transacties werden uitgevoerd zelf alle op het betreffende platform uitgevoerde transacties meldde. Omdat dit in de praktijk veelal gebeurde, hoefden onder de rapportageplicht vallende beleggingsondernemingen in de praktijk alleen bepaalde niet via de beurs uitgevoerde transacties bij de AFM te melden.

Onder MiFID II is de rapportageplicht uitgebreid naar alle beleggingsondernemingen die bij een transactie zijn betrokken. Verder kan niet langer (grotendeels) geleund worden op transacties meldende handelsplatformen, maar moeten beleggingsondernemingen ook transacties die op een platform zijn uitgevoerd zelf melden en ziet de rapportageplicht in bepaalde gevallen ook op bepaalde instrumenten die zelf niet op een handelsplatform worden verhandeld. Tenslotte moeten onder MiFID II veel meer gegevens over uitgevoerde transacties worden gerapporteerd waaronder bij elke transactie gegevens over de achterliggende cliënt en de persoon die een transactie heeft geïnitieerd.

Inhoudelijke eisen

De verplichting transacties te rapporteren is opgenomen in artikel 26 van de Europese verordening MiFIR. Daarnaast zijn aanvullende eisen opgenomen in de gedelegeerde verordening 2017/590 en is door ESMA (uitgebreid) guidance gegeven in de richtsnoeren inzake transactie rapportage bijhouden van ordergegevens en synchronisatie van tijdklokken onder MiFID II (2016/1452).

Onder MiFID II rust op iedere schakel in de transactieketen een zelfstandige verplichting om uitgevoerde transacties bij de AFM te melden. Wel is in MiFID II voorzien in de mogelijkheid dat beleggingsondernemingen die niet zelf orders uitvoeren, maar ter uitvoering doorgeven aan een andere beleggingsonderneming, meelopen in de rapportage die door de uitvoerende beleggingsonderneming moet worden ingediend. Dit wordt het transmissiemechanisme genoemd. Ook kan, onder bepaalde voorwaarden, de transactierapportage worden uitbesteed aan een zogenaamde ARM of aan het handelsplatform waar een bepaalde transactie is uitgevoerd. ARM staat voor “approved reporting mechanism” en dit zijn partijen die door toezichthouders zijn goedgekeurd om voor derden rapportages als de transactierapportage in te dienen. Deze ARM’s dienen hiervoor over een specifieke vergunning te beschikken.

Een andere verandering is dat de rapportageplicht niet alleen ziet op financiële instrumenten die (zelf) op een beurs, MTF of OTF worden verhandeld, maar ook op financiële instrumenten die niet zelf verhandeld worden op een handelsplatform, maar waarvan de onderliggende waarde een financieel instrument is dat op een handelsplatform wordt verhandeld alsmede op financiële instrumenten waarvan de onderliggende waarde een index of mand is die is samengesteld uit financiële instrumenten die op een handelsplatform worden verhandeld.

Uitgevoerde transacties moeten onder MiFID II uiterlijk een dag na uitvoering voor 12 uur ’s nachts aan de AFM worden gemeld. Hierbij moeten, afhankelijk van het soort transactie, een groot aantal velden volgens een gestandaardiseerd format worden ingevuld. In totaal zijn er 65 mogelijke velden waarbij voor alle velden is voorgedefinieerd welk format de in te vullen gegevens moeten hebben. Wanneer de inhoud van één of meer velden niet aan het voorgeschreven format voldoet, zal de transactiemelding door de AFM worden afgewezen. De beleggingsonderneming moet de betreffende velden dan zo snel mogelijk aanpassen en de rapportage opnieuw indienen om de wettelijke deadline van 12 uur ’s nachts niet te overschrijden.

Voorbeelden van in te vullen velden zijn het soort transactie, het aantal stukken, de prijs en het tijdstip en de plaats van uitvoering. Naast deze vanzelfsprekende gegevens moet ook informatie worden verstrekt over de cliënt voor wie de order is uitgevoerd en de medewerker van de beleggingsonderneming die bij het uitvoeren van de transactie betrokken is geweest.

Wanneer de cliënt een natuurlijk persoon is, moeten onder meer de voornaam, achternaam, geboortedatum en een zogenoemde ‘client ID’ worden meegegeven. In regelgeving is nauwgezet voorgeschreven waaruit dit client ID moet bestaan. Voor personen die de Nederlandse nationaliteit hebben, is het in principe verplicht het paspoortnummer als client ID te gebruiken. Indien de cliënt geen paspoort heeft, moet gebruik gemaakt worden van het nummer van de identiteitskaart van de betreffende persoon. Wanneer de cliënt ook hier niet over beschikt moet gebruik worden gemaakt van de zogenoemde CONCAT methode. Hierbij wordt aan de cliënt een code gegeven die bestaat uit de geboortedatum van de persoon in het format JJJJMMDD, de eerste vijf tekens van de voornaam en de eerste vijf tekens van de achternaam.

Let op: wanneer een cliënt een andere nationaliteit heeft, gelden andere eisen aan het client ID. Voor personen met de Spaanse nationaliteit moet bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van het Spaanse fiscale nummer. Per land is de inhoud van het client ID gedetailleerd voorgeschreven in bijlage II van gedelegeerde verordening 2017/590.

Wanneer de cliënt geen natuurlijk persoon is moet een zogenoemde LEI-code als client ID worden gebruikt. De LEI-code is een binnen de EU gestandaardiseerde identificatiecode voor niet natuurlijke personen. Binnen Nederland kan deze LEI-code alleen worden aangevraagd bij de Kamer van Koophandel. De niet-natuurlijke persoon moet dan wel in het handelsregister van de Kamer van Koophandel zijn ingeschreven. Is de cliënt niet in het handelsregister opgenomen, zoals bijvoorbeeld bij kerkgenootschappen het geval is, dan zal de LEI-code waarschijnlijk bij een buitenlandse verstrekker van LEI-codes moeten worden aangevraagd.

Aandachtspunten

Vrijwel alle beleggingsondernemingen zullen onder de transactierapportageplicht vallen. Uitzondering zijn beleggingsondernemingen die uitsluitend transacties doorgeven en/of uitvoeren in financiële instrumenten die niet-beursgenoteerd zijn en waarvan ook de onderliggende waarde niet beursgenoteerd is.

Voor een beleggingsonderneming die onder de transactierapportageplicht valt is het van belang tijdig vast te stellen wat de impact van deze verplichting is.

Ondernemingen die zelf transacties uitvoeren, zullen in de meeste gevallen zelf een systeem moeten bouwen wat in staat is om tijdig, juist en volledig aan alle eisen die aan de rapportageplicht zijn gesteld te voldoen. Gezien de gedetailleerde eisen die hieraan zijn gesteld vergt dit een significante inspanning, zowel qua tijd als qua geld. Alternatief zou kunnen zijn om de transactierapportage uit te besteden aan een ARM (of aan een handelsplatform). Ook aan deze vorm van uitbesteding zijn echter specifieke eisen gesteld. Verder is het vooralsnog onbekend welke partijen actief zullen worden als ARM en of zij tijdig over de hiervoor benodigde vergunning zullen kunnen beschikken.

Ondernemingen die niet zelf transacties uitvoeren, maar orders doorgeven aan een (vaste) broker of depotbank kunnen gebruik maken van het transmissiemechanisme. Hierbij rapporteert de broker/depotbank niet alleen voor zichzelf, maar tegelijk ook namens de andere beleggingsonderneming. In dat geval moeten enkele extra velden worden ingevuld waaruit blijkt dat van transmissie gebruik is gemaakt. Omdat beide beleggingsondernemingen een eigen verantwoordelijkheid hebben ten aanzien van de juiste en tijdelijke transactierapportage moeten duidelijke afspraken worden gemaakt tussen beide ondernemingen.

Wanneer de feitelijke transactierapportage door een andere onderneming wordt verricht, is een specifiek aandachtspunt dat goede afspraken worden gemaakt over de uitwisseling van informatie tussen beide ondernemingen. Als onderdeel van de te melden gegevens moet bijvoorbeeld worden aangegeven in de rapportage welke persoon de ‘decision maker’ van een transactie is geweest. Dit kan de cliënt zijn, maar bij bijvoorbeeld een vermogensbeheerrelatie zal dit over het algemeen een medewerker van de beleggingsonderneming zijn. Omdat de decision maker in bepaalde gevallen bij verschillende transacties anders kan zijn, denk bijvoorbeeld aan het geval dat de vaste vermogensbeheerder van een cliënt op vakantie is en een andere persoon binnen de beleggingsonderneming een beleggingsbeslissing neemt, dient erin voorzien te zijn dat bij de rapporterende beleggingsonderneming steeds bekend is welke persoon bij een specifieke transactie het besluit heeft genomen.

Een ander belangrijk aandachtspunt is het vaststellen van de client ID’s. De AFM heeft reeds aangegeven dat wanneer per 3 januari 2018 voor een specifieke cliënt geen client ID volgens het voorgeschreven format aanwezig is geen transacties meer voor de betreffende cliënt uitgevoerd mogen worden. Omdat dit kan leiden tot ernstige (zorgplicht)risico’s hebben beleggingsondernemingen een grote inspanningsverplichting om tijdig over alle client ID’s te beschikken.

Dit betekent onder meer dat van alle Nederlandse natuurlijke personen vastgesteld moet worden of een paspoortnummer (dan wel nummer van een identiteitskaart) is vastgelegd en wanneer dat niet het geval is, moeten deze gegevens de komende periode alsnog bij de cliënt opgevraagd worden. Voor cliënten met een buitenlandse nationaliteit moet worden vastgesteld of de beleggingsonderneming beschikt over het client ID dat is voorgeschreven in bijlage II van gedelegeerde verordening 2017/590. Wanneer een client meerdere nationaliteiten heeft, gelden specifieke regels welke client ID gebruikt moet worden. Zie hiervoor artikel 6(3) van de gedelegeerde verordening.

Van alle cliënten die geen natuurlijk persoon zijn moet een LEI-code aanwezig zijn. Het aanvragen van deze LEI-code kost geld en moet door de betreffende cliënten zelf worden gedaan. Beleggingsondernemingen zullen al de betreffende cliënten de komende periode moeten bewegen een LEI-code te gaan aanvragen, omdat zonder deze code na 3 januari 2018 geen transacties meer mogen worden verricht.

Tot slot

In dit nieuwsitem is een toelichting gegeven op de eisen die onder MiFID II worden gesteld op het gebied van transactierapportage. Hoewel dit nieuwsitem niet de ruimte biedt om op alle details van de nieuwe regelgeving in te gaan, verwacht Charco & Dique in dit nieuwsitem een goede indruk te hebben gegeven van de impact die de regels op dit gebied voor beleggingsondernemingen heeft.

Op 3 januari 2018 treedt MiFID II in werking en moeten alle beleggingsondernemingen aan alle nieuwe eisen voldoen. Het is raadzaam tijdig de exacte impact van de nieuwe regelgeving te hebben bepaald en de nieuwe eisen in de bedrijfsvoering te implementeren.

Charco & Dique kan u ondersteunen bij het maken van een impact analyse van de eisen en het implementeren van de eisen vanuit MiFID II. Voor meer informatie kunt u opnemen met Charco & Dique op telefoonnummer 020-4165403 of e-mailadres info@charcoendique.nl .

Meer weten?

Bij Charco & Dique beschikken we niet alleen over gedetailleerde kennis van de steeds veranderende financiële wet-en regelgeving, maar hebben we als geen ander de ervaring in huis om onze klanten te ondersteunen bij de toepassing ervan. Soms strategisch, soms pragmatisch maar altijd duurzaam en met vooruitziende blik. Wilt u meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op.

Contact

Contact